Så gör du med stämman i coronatider

De flesta föreningar har stadgar som stipulerar att den ordinarie stämman ska hållas sista 30 juni, skriver FF Fastighetssverige.

Det finns ett flertal lösningar om det är svårt att ordna en stämma till följd av Covid-19.

Skjut på stämman: Så länge datumet hamnar innan 30 juni går det alltid att flytta fram den. Om datumet blir senare än så är det viktigt att upprätta och skriva under årsredovisningen. Annars riskerar föreningen att åtalas för bokföringsbrott.

Det viktigaste om stämman skjuts upp är att meddela alla medlemmar och ge besked om när den nya stämman ska ske.

Håll stämman digitalt: Om stämman sker på distans måste den ledas på den plats som är specificerad i stadgarna. Omröstningar ska kunna genomföras lika genomförbart som om medlemmarna var på plats.

En viktig regel vid digitala stämmor är att stämman beslutar om att utomstående får närvara. Detta för att det är svårt att förhindra detta när samtalen sker digitalt. Om någon motsätter sig detta försvårar det möjligheterna att hålla en digital stämma.

Håll en skrivbordsstämma: Detta är ett alternativ för mindre föreningar. Besluten noteras skriftligen; “per capsulam”. Alla röstberättigade medlemmar ska godkänna denna form av stämmoform för att den ska kunna genomföras.

Efter att ett stämmoprotokoll har upprättats skriver alla röstberättigade medlemmar under detta. Nackdelen är att det riskerar att bli många underskrifter, beroende på hur stor föreningen är.

Ersätt äldre och personer i riskgrupper med ombud: En medlem i en förening kan låta ombud ta dennes plats på en stämma.

Vanligtvis gäller detta enbart make, sambo eller annan medlem, men i och med en ny, temporär lag har alternativen för vem som kan vara ombud utökas. Dessutom går det att ha ett ombud till flera personer.  Ett ombud ska kunna uppvisa en skriftlig, daterad och signerad fullmakt.

Genomför en poströstning: Om styrelsen tar det beslutet kan medlemmar rösta via post. Ett formulär som presenterar två svarsalternativ med rubrikerna ja och nej för varje förslag ska i sådant fall tillhandahållas. Det är lagstadgat att detta formulär ska finnas tillgänglig för medlemmarna minst en vecka innan stämman.